TSANTAAA BAB V MANAJEMEN DAN ORGANISASI

DOSEN                   : ROWLAND BISMARK FERNANDO PASARIBU
MATA KULIAH     : PENGANTAR BISNIS (SOFTSKILL)
TANGGAL POST   : 9 NOVEMBER 2014
SESUAI SAP BAB V MANAJEMEN DAN ORGANISASI

UNIVERSITAS GUNADARMA 2014

BAB 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI

5.1 PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Dalam mencapai tujuannya, selain memanfaatkan sumber-sumber daya yang ada, manajemen juga menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah-masalah yang dihadapi. Metode ilmiah yang digunakan umumnya meliputi kegiatan sebagai berikut :

1.     Mengetahui adanya persoalan

2.     Mendefinisikan persoalan

3.     Menggumpulkan fakta, data, dan informasi

4.     Menyusun alternatif penyelesaian

5.     Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian

6.     Melaksanakan keputusan serta melakukan tindak lanjut

5.2 LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan, karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur efektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor-faktor produksi yang ada didalam perusahaannya. Faktor-faktornya adalah tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, uang atau modal. Keenam faktor harus tersebut harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

5.3 FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen memiliki fungsi-fungsi yaitu :

1.     Perencanaan

2.     Pengorganisasian

3.     Pengarahan

4.     Pengendalian

5.3.1 Perencanaan

Perencanaan adalah fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Jadi, perencanaan diperlukan untuk membawa perusahaan ke sasaran atau tujuan yang ingin dicapainya di masa yang akan datang. Perencanaan yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan seperti :

1.     Dapat mengidentifikasikan peluang di masa depan

2.     Mengantisipasi dan menghindari permasalahan di masa depan

3.     Mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktik

Perencanaan mempunyai bentuk- bentuk yaitu :

a. Tujuan (objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (policy)

Kebijakan adalah suatu peryataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi adalah program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya.

d. Prosedur

Prosedur merupakan serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan

e. Aturan

Aturan merupakan bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.

f. Program

Program merupakan kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budget.

Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis

a. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisis dan mengambil keputusan yang berkenan dengan:

- Misi ( alasan keberadaan suatu organisasi )

- Sasaran ( hasil tang harus dicapai suatu organisasi )

- Strategi ( upaya )

- Alokasi sumber daya

b. Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis merupakan langkah-langkah mencapai tujuan perencanaan strategis jangka pendek, yang mencakup :

- Apa yang harus dilakukan,

- Siapa yang melakukan, dan

- Bagaimana melakukannya

Perencanaan taktis, antara lain mencakup kegiatan :

- Membuat anggaran tahunan

- Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasi strategi perusahaan

- Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja operasional perusahaan

5.3.2 Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah bagian proses manajemen yang memiliki arti membagi perkerjaan diantara para individu dan kelompok serta mengkoordinasi aktivitas mereka, agar setiap individu dapat mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugasnya sehingga mereka dapat berkerja sama dengan baik dalam suatu perusahaan, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kegiatan-kegiatan pengorganisasian:

- Membagi perkerjaan

- Menggelompokkan perkerjaan

- Mendelegasikan wewenang

- Mengembangkan mekanisme koordinasi

. Keuntungan pengorganisasian :

- Dapat terbina hubungan yang baik antara anggota organisasi, maupun antar organisasi sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi.

- Setiapa anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya.

5.3.3 Pengarahan

Dalam berkerja, setiap individu mempunyai perbedaan fisik dan mental,  nilai- nilai individual, serta problem pribadi sesuai dengan ekonomi mereka. Tugas manajer adalah menyelaraskan tujuan perusahaan dengan tujuan individu agar tidak terjadi konflik dalam organisasi. Untuk itulah dibutuhkan pengarahan, dalam bentuk tindakan tang mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan. Kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.

5.3.4 Pengendalian

Fungsi terakhir manajemen yang harus dilaksanakan oleh manajer adalah fungsi pengendalian. Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan- penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. Proses pengendalian mencatat setiap perkembangan ke arah tujuan pokok perusahaan, juga sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan manajer mengetahui lebih awal bila terdapat penyimpangan.

Langkah-langkah dalam proses pengendalian adalah:

1. Menetapakan standar dan metode

2. Mengukur prestasi kerja

3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

4. Mengambil tindakan koreksi

5.3 ORGANISASI

Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. 3 faktor dalam organisasi :

1. Adanya sekelompok orang

2. Adanya hubungan dan pembagian kerja diantara mereka

3. Adanya tujuan yang ingin dicapai

Dalam pelaksanaannya, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal

1. Organisasi Formal adalah sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang manajemen agar perkerjaan dapat dilakukan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan organisasi formal : 

a. Wewenang

b. Tanggung jawab

c. Pertanggungjawaban

d. Delegasi

e. Koordinasi

2. Organisasi Informal adalah jaringan hubungan pribadi dan sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi formal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama:

1. Memelihara dan memperkuat kesamaan norma diantara anggota

2. Memberi atau menyediakan kepuasaan sosial, status, dan rasa aman bagi anggotanya.

3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi

4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi anggotanya

5.4 BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Dalam suatu organisasi, dengan segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada. Untuk itulah dibuat bagan yang menggambarkan hubungan tersebut. Dalam suatu organisasi, yang menjadi dasar adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Struktur-struktur organisasi adalah :

1. Organisasi Garis

. Pada organisasi jenis ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat kepemimpinan, dari teratas sampai yang ke bawah. Setiap atasan memiliki sejumlah bawahan dan masing-masing bawahan memberikan tanggung jawaban tugasnya kepada atasan. Jenis organisasi ini sesuai untuk perusahaan kecil

. Organisasi garis memiliki kebaikan dan keburukkan

Kebaikan :

- Kesatuan dalam pimpinan dan perintah

- Pengambilan keputusan lebih cepat

- Solidaritas karyawan tinggi

- Biayanya rendah

Keburukkan :

- Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan)

- Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis

- Perkembangan kesempatan karyawan terbatas

2. Organisasi Garis dan Staf

Organisasi ini banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerah usahanya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks. Di sini kesatuan perintah juga dipertahankan, atasan memliki bawahan tertentu dan bawahan hanya menerima perintah seorang atasan. Kepada atasan bawahan harus bertanggung jawab atas pelaksanaan perkerjaannya.

Kebaikan Organisasi garis dan staf :

- Relevan untuk perusahaan besar

- Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

- dapat mewujudkan " The right man in the right place "

Keburukkan

- Organisasinya rumit karena kompleksnya susunan organisasi serta membutuhkan biaya tinggi

- Koordinasi kadang-kadang sukar ditetapkan

- Solidaritas sesama karyawan berkurang

3. Organisasi Fungsional

Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada didalam organisasi, seperti fungsi keuangan, personalia, produksi, administrasi, dll. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja.

Kebaikan :

- Pembagian tugas jelas

- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin

- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya

Keburukkan

- Tidak ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan

- Karyawan yang telah merasa ahli dalam bidangnya sulit berkerja sama

4.5 PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

1. Perumusan tujuan dengan jelas

Berperan sebagai :

- Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa

- Landasan bagi organisasi bersangkutan

- Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

- Menentukan serangkaian program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi

2. Pembagian Tugas

Merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam perkerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas.

3. Delegasi kekuasaan

Setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus didelegasikan kekuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas.

4. Rentangan kekuasaan

Merupakan berapa jumlah orang yang teoat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin, membimbing, dan mengawasi secara efektif.

5. Tingkat-tingkat pengawasan

Tingkat pengawasan hendaknya diusahakan sesedikit mungkin. Harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi.

6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab

Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggungjawaban terhadap pelaksanaan tugasnya

7. Koordinasi

Adanya pembagian tugas dan bagian-bagian serta unit-unit terkecil dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan.

sumber : Fuad, M dkk.2000. Pengantar Bisnis. Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama.

ATTENTION : NO COPY PASTE !!!!, NO COPY PASTE!!!! , NO COPY PASTE !!!!. HARGAI KERJA KERASKU MERANGKUM BAB INI SEHARIAN. TERIMA KASIH :)